Politique de confidentialité de Gatewai

Dernière mise à jour : 1er janvier 2025

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1. Préambule

La présente Politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») s'applique à toutes les activités de traitement effectuées par Gatewai technologies & Services SAS, une société enregistrée en vertu du droit français, dont le siège social est situé 61 rue de Lyon, 75012 Paris, exploitante de l'assistant Legal-AI « Copilex » et propriétaire de la marque Copilex (ci-après « Gatewai »), en sa qualité de responsable du traitement.

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à l'avenir pour refléter l'évolution de la législation applicable, ou pour toute autre raison justifiant sa modification.

La version la plus récente est celle en vigueur et reste accessible sur notre site Web à l'adresse suivante : www.copilex.com/legal/data.

Notre relation avec vous peut entraîner la collecte, le stockage et le traitement de données personnelles vous concernant ou, si vous représentez une entreprise, vos employés ou représentants (« données personnelles »). Cette relation peut découler d'une relation contractuelle entre vous ou votre entreprise et Gatewai, d'interactions récentes, de visites ou d'actions sur notre site Web (www.gatewai.tech, ou www.copilex.com, y compris leurs sous-domaines connexes respectifs, ci-après « Site Web »).

La présente Politique de confidentialité détaille (i) la manière dont nous collectons, traitons et stockons les données personnelles ; (ii) les droits que vous pouvez exercer concernant vos données personnelles ; et (iii) les mesures que nous mettons en œuvre pour sécuriser et protéger vos données personnelles.

Gatewai respecte votre vie privée et s'engage à se conformer aux lois applicables en matière de confidentialité, y compris (mais sans s'y limiter) : (i) le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), (ii) le Règlement général sur la protection des données Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, y compris les modifications et mises à jour futures de celui-ci ; et (iii) toute future législation nationale, régionale ou internationale concernant la mise en œuvre du RGPD applicable à Gatewai (collectivement : « Législation sur la confidentialité »).

2. Contrôleur des données

Gatewai développe et fournit des solutions d'IA légale sous la marque « Copilex », telles que présentées sur le site Web (la « Solution »), et fournit les services correspondants (le « Service »).

Conformément à la législation sur la confidentialité, Gatewai agit en tant que RESPONSABLE DU TRAITEMENT des données personnelles aux fins détaillées dans la présente Politique de confidentialité.

Cela implique que nous sommes responsables (et donc responsables) de vos données personnelles.

3. Activités de traitement de Gatewai

Les types de données personnelles que nous collectons, stockons et traitons, ainsi que les finalités de ces activités de traitement, sont adaptés aux besoins de votre relation avec Gatewai.

Conformément à notre engagement en matière de confidentialité et de minimisation des données, nous limitons les données que nous collectons aux seules données nécessaires à la fourniture de nos services et à l'amélioration de l'expérience utilisateur.

Lorsque vous créez un compte auprès de Copilex, nous stockons les données personnelles suivantes :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse e-mail
• Nom de l'organisation (facultatif)
• Rôle au sein de votre organisation (facultatif)

La collecte de ces informations nous permet de fournir des services personnalisés, de gérer votre compte, de faciliter le support client et de maintenir la sécurité de notre plateforme. Ces données sont conservées en toute sécurité et ne sont pas partagées avec des tiers sans votre consentement explicite.

Outre ce qui précède, nous traitons les documents que vous téléchargez dans la Solution à des fins d'analyse ou d'assistance à la rédaction

En fonction de votre contrat avec nous, ces documents peuvent être stockés sur nos serveurs, basés en Europe, ou dans tout autre pays convenu contractuellement entre votre organisation et nous. Dans certains cas, en fonction du contrat passé entre votre organisation et Gatewai, les documents sont pseudonymisés dans les locaux de votre organisation avant d'être stockés, ce qui signifie que toutes les informations identifiables sont supprimées. Nous conservons le contenu des contrats pseudonymisé dans nos systèmes afin d'améliorer nos services et de fournir des informations pertinentes.

Les données spécifiques collectées et la manière dont nous les utilisons peuvent varier en fonction de la nature de votre interaction avec Gatewai (navigation sur notre site Web, réception d'informations marketing, recherche d'une relation commerciale avec nous, ou qualité de client, de partenaire ou de fournisseur). Nous nous efforçons d'être transparents et nous vous informerons sur les activités de traitement spécifiques si nécessaire.

4. Base légale du traitement

Les fondements juridiques des activités de traitement sont basés sur le consentement, l'exécution d'un contrat ou nos intérêts légitimes, tels que l'amélioration de nos services et la protection de la sécurité de nos utilisateurs. Nous conservons ces données conformément aux exigences légales et aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Conformément à la législation sur la confidentialité, vous disposez de droits spécifiques concernant vos données personnelles, notamment le droit d'accéder, de corriger, de supprimer, de restreindre ou de vous opposer à notre utilisation de vos données.

Chaque fois que la base légale du traitement est un intérêt légitime, Gatewai met soigneusement en balance cet intérêt par rapport à l'objectif pour lequel vos données personnelles ont été collectées et à vos attentes raisonnables. Nous veillerons également à ce que vos droits et libertés fondamentaux ne soient pas violés. Si nous ne pouvons pas garantir cet équilibre, nous cesserons de stocker/d'utiliser vos données personnelles ou établirons une nouvelle base légale.

5. Périodes de conservation des données

Gatewai conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées, sauf si une période de conservation plus longue est imposée ou justifiée par la loi ou d'autres obligations légales.

La solution évoluant et variant en fonction de chaque contrat, nous restons à votre disposition pour vous fournir les informations les plus pertinentes qui vous concernent. Contactez-nous à data@copilex.com

6. Divulgation de données personnelles à des tiers

Gatewai ne divulguera vos données personnelles à des tiers que si cela est nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité. Cela peut impliquer le partage de vos données personnelles avec : des fournisseurs de logiciels et de services cloud, des indépendants ou d'autres fournisseurs de services

Nous avons mis en œuvre les mesures contractuelles nécessaires pour garantir que ces tiers traitent vos données personnelles conformément aux réglementations applicables en matière de confidentialité (par exemple, l'article 28 du RGPD).

En outre, nous pouvons divulguer vos données personnelles :

• Dans le contexte des fusions et acquisitions : si Gatewai ou ses actifs sont acquis par un tiers, vos données personnelles peuvent faire partie des actifs transférés. Dans ce cas, vous serez informé à l'avance de tout transfert.
• Aux autorités compétentes : si la loi l'exige ou si cela est nécessaire pour protéger nos droits, ou dans le cadre de (futures) procédures judiciaires.

7. Traitement transfrontalier des données personnelles

Si l'un des tiers mentionnés ci-dessus est situé en dehors de l'Espace économique européen, Gatewai garantit la mise en œuvre de garanties approuvées par l'UE, telles que :

• Décisions d'adéquation de la Commission européenne
• Contrats de transfert de données (conformément aux clauses contractuelles types prévues dans la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021, y compris une évaluation de l'impact du transfert)
• Règles d'entreprise contraignantes
• Mécanismes de certification

8. Vos droits en matière de confidentialité

Vous avez certains droits sur vos données personnelles en vertu des réglementations en matière de confidentialité (par exemple, le RGPD). Ces droits peuvent être exercés en nous contactant, comme indiqué dans la section 11, et en utilisant le formulaire des droits de la personne concernée.

9. Sécurité

Gatewai s'engage à prendre les précautions physiques, technologiques et organisationnelles appropriées pour empêcher l'accès non autorisé, la perte, l'utilisation abusive ou la modification de vos données personnelles.

10. Mises à jour de cette politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique de confidentialité en publiant une version révisée sur notre site Web, avec la date de révision indiquée en haut de page. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page pour rester informé de tout changement.

11. Contact

Pour les notifications en vertu de la présente Politique de confidentialité (telles que l'exercice de vos droits en tant que personne concernée) et/ou pour toute question ou préoccupation concernant cette Politique de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la protection des données à l'adresse data@copilex.com

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous collectons, stockons ou traitons vos données personnelles, veuillez nous en informer et nous prendrons les mesures nécessaires pour remédier à cette situation.

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